微信QQ溝通談好的一件事情，明明之前記得溝通的很多細節(jié)已經(jīng)談好了，最后出了問題找了大半天的語音和圖文記錄才整理好；

　　接洽的重要項目或者客戶信息，本來以為隨手截圖或復制粘貼信息給老板，他會記得，而結(jié)果并不是想象中的那樣；

　　跟進的項目出了問題，到了追究責任的時候，這時候發(fā)現(xiàn)自己缺少了很多說明情況的證據(jù)；

　　遇到以上這些問題的時候，你有沒有思考過，是你的某些環(huán)節(jié)沒做，或者沒做好？

　　而以上的這些問題，實際上在職場中可以通過郵件的方式來適當解決，可對于寫郵件，大多數(shù)職場人是否會注意下面這些郵件禮儀？

　　一、主題清晰，用詞規(guī)矩

　　主題，往往是絕大多數(shù)人對于郵件的第一印象。郵件的內(nèi)容及其重要性，在主題上可以展現(xiàn)得淋漓盡致。

　　1、標題要簡潔、干練

　　2、標題要符合郵件正文內(nèi)容

　　3、標題絕對不可以空，除非是給自己發(fā)的。

　　4、標題可適當使用標點符號進行強化信息的重要性，譬如感嘆號等。

　　5、若在多次回復過程中，討論事情發(fā)生變化，要及時更換郵件標題。

　　二、謙虛客氣，用好措辭

　　俗話說，“禮多人不怪”。尤其對生活在號稱禮儀之邦的我們而言，更是如此。要在郵件中盡量表現(xiàn)得禮貌客氣一些，這樣即便處理事情有所不周，也能夠增加對方寬恕你的可能性。

　　1、區(qū)別好上下級關(guān)系

　　倘若是高管，在措辭上，多用您來稱呼對方，切不要直呼大名。如果是同事或者下屬，為了不讓郵件顯得生分，盡量不要使用明顯區(qū)別關(guān)系的你、我等詞語。

　　2、開頭和結(jié)尾的套路要把握好

　　對于開頭，如果你和收件人很熟，可以用"DearXX"。否則，盡量用"Hi"，就可以了。

　　此外，結(jié)尾用些"bestregards"，或者祝好、一切順利等詞就行。

　　三、正文通順，邏輯恰當

　　正文是郵件的核心內(nèi)容，搞定郵件內(nèi)容是很重要的事情。

　　1、將所有內(nèi)容一次說清

　　考慮好如何將自己所有的內(nèi)容組織在一封郵件中。不要等發(fā)出去郵件之后，繼續(xù)補充更新郵件。

　　2、正文敘述流暢，邏輯性強。

　　如果正文很長，建議采用麥肯錫的結(jié)構(gòu)化思維，結(jié)論先行。其次，對于具體的多事項說明，建議采用1、2、3、4條理性地去總結(jié)。

　　3、合理對正文內(nèi)容進行強調(diào)

　　對正文通篇強調(diào)，等于沒有強調(diào)。因此，在對正文書寫的時候，一定要注意克制自己強調(diào)的欲望。只選擇你認為最重要的地方進行強調(diào)即可。強調(diào)方式有很多，加粗、加文字背景色等。

　　4.慎用表情

　　郵件代表商務(wù)，慎重使用表情。往往一個表情，會讓整個氣氛輕佻起來。當然，如果很有必要這么做，也是可以的。這里只是說慎用而已。

　　5.避免錯別字

　　這是對人最起碼的尊重問題。并且，在發(fā)出郵件之前，要再三檢查一下，以保證萬無一失。

　　四、關(guān)于附件

　　有時候，工作的需要，不得不在郵件中上傳附件。但，你必須要記?。?/p>

　　1、附件不要過大

　　比如outlook最大的文件大小為50M，但是不是說只有文件超過50M你才想其他方式解決。

　　一般情況下，郵件附件不要超過2M，當然適當大一些是可以的。必要時，可以考慮用云盤來代替附件直接放在郵件中。

　　2、有附件，必須要在正文指出。

　　倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。比如：如附件，是XXX。

　　此外，如果是百度云代替附件，請寫好具體的鏈接和密碼在上面。最后，還要注意附件名字要符合主題和正文的內(nèi)容。

　　五、郵件回復

　　你是否覺得發(fā)送郵件比回復郵件要輕松。其實不然，回復郵件依舊有許多要注意的地方。

　　1、及時性回復對方郵件

　　一定要及時反饋，一般不要超過2個小時。如不能及時，要說明下原因。記住，及時反饋信息，是對發(fā)送郵件的人的尊重。

　　2、回復文字不要太少

　　其實，內(nèi)容上文字過少，也會給人不尊重的感覺。所以，最好能控制在10個字以上。

　　3、回復和回復全部的區(qū)別

　　不要將這兩個混淆?。』貜椭皇墙o發(fā)送給你郵件的那個人進行回復，而回復全部則不然?；貜腿?，是將郵件中相關(guān)干系人，都進行通知回復。

　　如果搞不清楚這兩個區(qū)別，很可能你會將自己的郵件錯發(fā)到CEO那里。

　　4、控制回復郵件的量

　　如果你發(fā)現(xiàn)，一件事情你發(fā)了多次郵件都沒有解決，那就考慮開個會或當面進行溝通協(xié)商。等協(xié)商結(jié)束，再進行相關(guān)郵件的備忘等操作。

　　六、關(guān)于其他

　　除了上面講的五個方面，還有一些微小的細節(jié)需要說明一下：

　　1.發(fā)送，或者抄送的時候，要注意職位的先后順序。比如說你不能將一個普通職員放在CXO之前。

　　2.主送人是必須進行回復的，而抄送人則沒有義務(wù)強制性回復。

　　3.跨部門合作時，一定要記得將相關(guān)領(lǐng)導抄送好。